VEREINE
EIN WEGWEISER MIT ERLÄUTERUNG WICHTIGER GRUNDBEGRIFFE
Vereine haben regelmäßig Kontakt mit dem Notar, weil die Eintragungen im Vereinsregister des Amtsgerichtes nur durch notariell beglaubigte Anmeldung erfolgen – dies gilt von der Gründung über Vorstands- und Satzungsänderungen bis zur Auflösung des Vereins. Die entsprechenden Beschlüsse fasst die Mitgliederversammlung. Bitte legen Sie im eigenen Interesse – und im Vereinsinteresse – Wert auf die Einhaltung der gesetzlich vorgegebenen Formalien, auch wenn dies manchmal zu „formalistisch“ erscheinen mag.
Praktische Hinweise und Musterformulierungen enthält das Buch Vereine gründen und erfolgreich führen: Satzung. Versammlungen. Haftung. Gemeinnützigkeit von Christof Wörle-Himmel , dtv Taschenbuch – 12. Auflage 2010.
Vereinsgründung
In der Gründungsversammlung legen die Gründer die Vereinssatzung einstimmig fest. Die Originalsatzung wird datiert und von mindestens sieben Gründungsmitgliedern unterschrieben. Dann wählt die Versammlung den Vorstand des Vereins. Darüber muss ein Protokoll angefertigt werden, das mindestens folgende Punkte enthält:
- den Ort und den Tag der Versammlung,
- den Namen des Versammlungsleiters und des Protokollführers,
- die gefassten Beschlüsse und die Abstimmungsergebnisse,
- Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort der gewählten Vorstandsmitglieder,
- die Annahme der Wahl durch die Gewählten,
- die Unterschriften der Personen, die nach der Vereinssatzung das Protokoll unterzeichnen müssen.
- dem Protokoll muss eine Anwesenheitsliste beigefügt werden.
Nach der Gründung sollte der Vorstand durch notariell beglaubigte Anmeldung den Verein möglichst zügig zur Eintragung in das Vereinsregister anmelden. Bis zur Eintragung müssen die Mitglieder und alle, die für den Verein handeln, damit rechnen, dass sie persönlich für die Verpflichtungen des Vereins einstehen müssen. Der frisch gewählte Vorstand zeigt ferner die Gründung des Vereins beim zuständigen Finanzamt an. Es empfiehlt sich, die Anerkennung der Gemeinnützigkeit vor der Gründung mit dem Finanzamt abzuklären.
Satzungsänderung und Vorstandswahlen
Satzungsänderungen und Vorstandsänderungen müssen in das Vereinsregister eingetragen werden; dafür ist eine Anmeldung in notarieller Form erforderlich. Nur die Wiederwahl eines Vorstandsmitglieds in gleicher Funktion muss nicht förmlich angemeldet werden, es genügt eine schriftliche Mitteilung an das Vereinsregister.
Mit der notariell beglaubigten Anmeldung ist dem Gericht als Nachweis das Protokoll der Mitgliederversammlung, in welcher die entsprechenden Beschlüsse gefasst wurden, einzureichen. Bitte beachten Sie die Formalien bezüglich der Einberufung der Mitgliederversammlung und zum Protokollinhalt.
Einberufung der Mitgliederversammlung
Form und Fristen der Einberufung sind häufig in der Vereinssatzung geregelt; meist erfolgt sie durch schriftliche Einladung an die zuletzt bekanntgegebene Anschrift der Vereinsmitglieder. Die Tagesordnung ist beizufügen. Sind Satzungsänderungen geplant, ist der beabsichtigte neue Satzungswortlaut mit der Einladung mitzuteilen!
Protokoll
Das Protokoll hält den Ablauf der Mitgliederversammlung fest, entweder ausführlich oder nur die Ergebnisse. Protokolle, die zum Vereinsregister einzureichen sind, müssen mindestens enthalten:
- Name des Vereins sowie Ort und Datum der Versammlung,
- Namen von Versammlungsleiter und Protokollführer,
- Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung,
- Feststellung zur Anwesenheit und Beschlussfähigkeit,
- Aufzählung der Tagesordnungspunkte und Annahme der Tagesordnung,
- zur Abstimmung gestellte Anträge und Art der Abstimmung (z. B. durch Handaufheben),
- gefasste Beschlüsse im Wortlaut und das jeweilige Abstimmungsergebnis,
- bei Wahlen die Personalien der Gewählten, die Ämterverteilung und die Annahme der Wahl,
- bei Satzungsänderungen den vollständigen Wortlaut der geänderten Bestimmungen,
- die Unterschriften, die die Satzung vorschreibt (zumeist: Versammlungsleiter und Schriftführer).